행사의 방명록을 보관하는 대신 엑셀파일로 저장해 둡시다.
우리는 기쁘고 슬픈 일을 겪으면서 살아가기 마련이지요. 슬픔을 함께 나누면 반으로 줄고 기쁜 일은 함께 하면 두배로 좋아진다고 하지요. 친지 이웃의 애경사를 그냥 지나치지 않는 것은 우리의 미풍양속이지만 때로는부담이 되기도 하지요. 이제 한글엑셀을 활용하여 우리가 부조하는 금액은 얼마나 되며, 우리의 큰일에 부조받는 금액은 얼마나 되는지 기록으로 남겨 두는 것은 어떨까요? 행사를 치룰 때마다 만들어지는 방명록을 보관하기 보다는 하나의 엑셀파일로 정리해 두면 아주 좋은 자료가 될 것입니다.
필드를 어떻게 정할 것인지 궁리해봅시다.
제목은 ‘우리집 애경사’라고 했습니다.
분류, 이름, 축/부의, 금액, 날짜, 입/출금, 연락처, 비고 등등으로 했습니다만, 다양한 필드를 구성할 수 있습니다. 제목은 필드의 열 수에 맞춰서 블록을 설정하여 글자모양을 변화시켜 주고 정렬방법도 ‘선택된 가운데’를 택하여 정리합니다. 필드의 글자모양과, 정렬방법을 선택하여 정리합니다.
이름을‘가나다...’순으로 정리를 할 것인지, 날짜별로 정리를 할 것인지 염려하지 말고 자료가 생기는대로 입력해 둡니다. 입력하면서 경험하게 될 몇가지 경우를 알려드리지요. 이미 입력했던 내용을 수정하려면 ‘F2’키를 누른 뒤 변경 된 내용을 입력하고 ‘Enter↲’키를 누릅니다. 또는 수정 하고자 하는 셀에 마우스 포인터를 놓고 더블 클릭 합니다.
열너비를 조정하려면 열머리글 사이의 괘선을 끌어 주거나 셀 가운데에서 더블 클릭하면 자동적으로 셀의 내용에 맞춰 조절되지요.
금액의 숫자를 입력한 후 통화표시로 바꾸려면 금액의 열전체를 블록설정하여 ‘서식도구모음’줄에서 통화모양을 선택해 주면 됩니다. 이 때 숫자가 ‘####’모양으로 바뀌면 열의 너비가 부족해서 그렇다는 것은 기억하지요? 열너비를 조정해 보세요. 다시 금액이 나타날 것입니다. 문자를 입력할때 이미 위에서 한번 입력되었던 내용과 같은 글자로 시작되는 경우에는 자동으로 채워서 보여주기도 하지요. 예를 들면 ‘오만돌’이라는 이름이 이미 기록되어 있는데 ‘오성식’이라는 이름이 있어 입력하려고 ‘오’자를 입력하면 ‘오만돌’이라고 자동으로 채워 줌을 볼 수 있습니다. 이 때에는 계속해서 입력하면 ‘만돌’이라는 글자는 지워지고 입력하고자 하는 내용이
채워집니다.
‘우리집의 행사’인 경우에는 비고란이 같은 내용으로 채워지지요? 이 때는 ‘채우기 핸들’ 을 이용하면 작업이 간편해 집니다. 첫번째 비고란만 채워 놓고, 그 다음 자료의 비고란은 비워 둡니다.
모든 내용을 입력한 후 시작되는 셀을 한번 누르기 하여 선택한 후, 마우스 포인터를 그 셀의 오른 쪽 아래 꼭지점으로 옮기면‘＋’모양으로 바뀌지요? 이 때 마우스버튼을 눌러서 수직방향으로 드래그 하세요. 원하는 행(14,15,16...25)까지 드래그 하고, 마우스 버튼을 살짝 놓으면 선택한 범위에 내용이 한번에 채워집니다.
오늘까지의 데이타가 모두 입력되었으면 이제 데이타를 정렬해 둡시다.
우선 첫번째 셀에서 크릭하여 마우스 포인터를 대각선 방향으로 드래그하여 마지막 필드의 마지막 행까지 블록을 설정합니다.
메뉴 중에서‘데이타’☞ ‘정렬’하면 무엇을 기준으로 할 것인지를 묻는 상자가 보입니다. 첫번째 기준은 무엇으로 할 것인지, 두번째 기준은 무엇으로 할 것인지를 정합니다. 기준으로 삼을 필드의 이름을 직접 입력해 주거나 ▼을 클릭하여 보여주는 화면에서 선택해도 됩니다. 원하는 필드에 맞춰 모든 자료가 정렬되었지요?
이때 첫번째 기준을 ‘이름’으로 해두면 같은 사람의 입·출금액을 참조할 수도 있습니다. 이제 디스켓에 파일 이름을 정해 저장하면 그 파일의 확장자는 자동으로 ‘XLS’가 붙습니다. 새로운 데이타가 생기면 저장해 둔 파일을 ‘한글 엑셀’에서 불러내어 입력하고 다시 저장해 두면 되지요. 필요하다면 다른 경조사에 얼마를 부조해야 할지도 이 자료를 통해 참고해도 좋을 것입니다.