얼마 후 정리해야 될 자료가 다시 늘었습니까?
윈도우즈3.1 또는 윈도우즈95에서 마이크로 한글 엑셀 아이콘을 찾아 ‘마이크로 소프트 한글 엑셀’을 실행시키고 ‘애경사 목록’을 불러 오도록 합니다. 엑셀의 시작화면에서 메뉴 중 ‘파일’☞ ‘열기’를 누르거나, ‘표준도구모음줄’의 그림에서 골라 낼 수도 있습니다.
파일이름은 *.XLS(엑셀에서는 '통합문서 파일'이라고 합니다)중에서 고르고, 저장해 둔 드라이브를 선택해 주고 ‘확인’단추를 누르면 원하는 파일이 열립니다.
이미 정렬되어 있는 파일이더라도 새로운 자료를 입력하면서 염려할 필요는 없습니다. 추가로 입력한 범위 모두를 원하는 기준에 맞춰서 다시 정렬시키면 되니까요.
오늘은 출금의 총액과 평균값을 ‘함수마법사’를 이용하여 구해 보도록 합니다.
우선 전체 범위를 선택하여 ‘출금’에 해당되는 데이타만을 한 곳으로 모아야 되겠지요? 메뉴 표시줄에서 ‘데이타’☞ ‘정렬’☞ 첫번째기준 - 입/출금, 두번째 기준 - 축/부의, 세번째 기준 - 이름, 으로 선택하면 입금과 출금의 내용으로 크게 분류해 주고 , 다시 그것을 축의금과 부의금으로 나눠주고, 이름 순서대로 정렬되었음을 확인할 수 있습니다. 표준도구 모음 줄에서 ‘Σ’를 선택하면, 수식입력 줄에 ‘=SUM()’표시가 나타납니다. 마우스커서가 있던 셀에는 ‘= SUM()’이 나타나고 커서가 껌벅거리고 있지요? 합계를 내고자 하는 셀의 범위를 ‘:’를 이용하여 표시하면 (예>D12:D22) 커서가 껌벅거리고 있던 셀에는 합계금액을 보여 줄 것입니다.
이번에는 마우스 커서를 다른 빈칸에 옮기고 표준도구 모음줄에서 함수마법사 단추 ‘fx’를 선택합니다. 함수마법사 -2단계 중 1단계 화면이 나타나면 함수이름 ‘AVERAGE’를 택하고 ‘다음’을 누르면, 나타나는 ‘2단계 중 2단계’화면에서 'number1'과 함수마법사 단추 ‘fx’옆의 ‘인수입력란’에 범위를 입력합니다. 다음에 ‘종료’를 누르십시오. 마우스 커서가 있던 셀에는 정해준 범위 내의 금액을 평균한 수치가 나타날 것입니다.
함수이름 중 ‘SUM’을 선택하고 ‘다음’을 누르고, 2단계에서 범위를 정해주고 ‘종료’를 누르면 합계금액을 보여주기도 합니다.
이러한 엑셀이 가지고 있는 함수 마법사의 기능은 성적표의 과목 평균, 개인 합계, 평균등을 구할 때, 회사의 회계관리, 급여관리, 재고관리등에도 편리하게 이용할 수 있는 기능입니다. 데이타를 입력하면서 중간 합계와평균 등을 알아 보기에도 함수마법사의 기능은 편리하지요.
여기까지 따라 할 수 있는 분이라면 ‘한글엑셀5.0 또는 7.0 활용서’를 보면서 더 고급의 기능을 익힐 수 있을 것입니다. 이것 저것 함께 편집되어 있는 나열식의 책을 고르지 말고, 구체적인 실제의 예를 따라 해보며 익힐수 있도록 편집되어 있는 책을 고르는 것이 좋습니다.