1. 자신에게 맞는 다이어리를 선택하라 한눈에 업무를 파악할 수 있고 휴대가 편한 월간 다이어리, 약속이 많은 사람들을 위한 주간 다이어리, 업무가 많은 사람들이 세부적인 계획을 세울 수 있는 일간 다이어리 등 각각의 특성을 고려해 선택한다.
2. 시간을 분 단위로 나눠라 하루 중 1시간을 15분, 30분 등의 분 단위로 나누어 활용하는 습관을 들인다. 접착식 메모지를 사용해 세부계획을 적어두면, 공간이 부족한 다이어리의 단점을 보완할 수 있다. 시간을 쪼개면 스케줄 사이의 공백을 찾아낼 수 있어 숨은 시간 활용에 효과적이다.
3. 우선순위를 두어라 급히 처리할 일과 시간을 두고 할 일을 구분한다. 중요한 일은 눈에 띄는 색의 메모지에 써두어 잘 보이는 곳에 붙여두면 효과적이다. 또한 색깔펜을 이용해 처리한 일에 대한 평가를 내리고 반성을 하고 계획을 세우는 습관을 들이는 것도 좋다.
4. 모든 정보를 집약하라 다이어리는 스케줄 관리뿐만 아니라 정보 수집과 정리 등을 일원화하는 도구로도 사용할 수 있다. 유용한 정보를 취사선택해 정리하는 습관을 들여 다이어리를 자신만의 아이디어 뱅크로 활용할 수 있어야 한다.
5. 써버린 시간과 돈은 반드시 기억하라 미리 스케줄을 짜더라도 계획하지 않은 일에 시간과 비용을 들이게 되는 경우가 생긴다. 이때 써버린 시간과 돈을 반드시 기억하고 다음 계획에 반영할 수 있는 융통성을 발휘해야 한다. 바쁜 사람일수록 더 많은 일을 할 수 있다는 사실을 기억하며 계획을 수정하는 것 또한 주저하지 않도록 한다.